Multi-project management : alles wat je moet weten

Je bedrijf wordt steeds succesvoller en je staat voor de uitdaging om meer dan één project op hetzelfde moment uit te voeren. Hoe meer projecten …

Je bedrijf wordt steeds succesvoller en je staat voor de uitdaging om meer dan één project op hetzelfde moment uit te voeren. Hoe meer projecten je moet aansturen, hoe ingewikkelder de opdracht. Welkom in de wereld van multi-project management !

Multi-project management is complex!

Wanneer je meerdere projecten bestaande uit honderden of duizenden taken tegelijk binnen een bepaalde termijn moet afwerken, doen deze vragen zich ongetwijfeld voor : welke taak van welk project moet ik als eerste afwerken, hoe plan ik mijn medewerkers die bij verschillende projecten nodig zijn, hoe vermijd ik overbelading van medewerkers, hoe blijf ik binnen de vooropgestelde budgetten, hoe haal ik mijn deadlines.
Deze vragen zijn moeilijk op te lossen als je niet op een onderbouwde manier te werk gaat. En bovendien: als je deze uitdagingen met succes aanpakt, kunnen er nog steeds onvoorspelbare dingen gebeuren zoals wereldwijde economische veranderingen.
Uit een onderzoek van Wellingtone (2019) op vlak van projectmanagement is gebleken dat 34.5% van de ondervraagden klaagt dat projecten nauwelijks op tijd klaar zijn, dat  40% van de ondervraagden opmerkt dat projecten nooit binnen het budget worden afgerond, en dat 37% van de ondervraagden aangeeft dat de te verwachten inkomsten nooit worden ontvangen. Uit PMI-onderzoek blijkt bovendien dat bedrijven bij gebrek aan goed projectmanagement $122 miljoen verliezen voor elke $1 miljard die wordt geïnvesteerd.
Het is echter niet allemaal kommer en kwel. Wij geven je alvast enkele tips om multi-project management gemakkelijker en doeltreffender te maken.

Kiezen van een methodologie

Het eerste wat je moet doen als je start met multi-project management is een methodologie kiezen. De methodologie is een geheel van methoden en regels die je moet hanteren bij een bepaald soort activiteit. De meest populaire methodologieën zijn: Agile, Scrum, Kanban, Kritische keten, Kritisch pad, Waterval, Six Sigma en Hybride. Overweeg aan de hand van de specifieke beschrijvingen welke methode best aansluit bij je organisatie. Door bepaalde methodologieën te combineren, kan vaak een effectievere aanpak bereikt worden. Zo kan je bij gebruik van Agile de Scrum of Kanban principes gemakkelijk toepassen.
Uit het onderzoek van Wellingtone is ook gebleken dat 53% van de ondervraagden vindt dat projectmanagers slecht zijn opgeleid waardoor het hele team geen goede prestaties levert. Daarom moeten projectmanagers regelmatig bijscholen. Overweeg daarom ook online cursussen of (digitale) boeken. Daarnaast bestaan er gespecialiseerde groepen in sociale netwerken waar je kan deelnemen aan discussies en vertrouwd kan raken met de nieuwe trends.

Multi-Project management tools

Na het kiezen van een methodologie, wordt aanbevolen om speciaal ontwikkelde multi-project management software te gebruiken om je werk te vereenvoudigen en je doelen sneller te bereiken. Het aansturen van meerdere projecten zonder gebruik te maken van software is zoals proberen om soep te eten zonder een lepel en een bord. We zeggen niet dat het onmogelijk is maar het is extreem moeilijk omdat ons menselijk brein niet in staat is om zoveel gegevens te verwerken.

Werken in een multi-project omgeving is niet zo ingewikkeld als het lijkt : kies een betrouwbare ‘assistent’ om uw werk te vergemakkelijken en uw productiviteit te verhogen
In een multi-project organisatie werken veel mensen op verschillende taken binnen een aantal projecten. Als multi-project manager moet je met je teamleden communiceren en hun acties controleren om de werkflow op te volgen en de vooruitgang te garanderen. Door gebruik te maken van geschikte software kan je op een eenvoudige manier niet alleen de vooruitgang van je team in real-time zien maar ook de huidige taken, mijlpalen en belangrijkste prioriteiten. Deze tools laten je toe om dezelfde hoeveelheid werk te doen in een kortere periode met minder stress. Beslissingen worden niet langer intuïtief genomen en de effecten van deze beslissingen kunnen van nabij opgevolgd worden en indien nodig kan de strategie gewijzigd worden. Daarnaast laat het gebruik van software toe om zelf creatief werk te verrichten dat niet door een computer kan worden uitgevoerd.
Epicflow is een cloud-software die je assisteert om ondermeer projecten én medewerkers efficiënt in te plannen en op te volgen, real-time je werkflow op te volgen en taken af te werken volgens de juiste prioriteiten.