Gestion multi-projets : tout ce que vous devez savoir

Votre entreprise connaît de plus en plus de succès et vous faites face au défi de gérer plus d’un projet en même temps …

Votre entreprise connaît de plus en plus de succès et vous faites face au défi de gérer plus d’un projet en même temps. Plus vous avez de projets à gérer, plus l’affectation est compliquée. Bienvenue dans le monde de la gestion multi-projets !

La gestion multi-projets est complexe!
Lorsque vous devez réaliser plusieurs projets composés de centaines ou de milliers de tâches à la fois dans un certain délai, ces questions se posent sans aucun doute : quelle tâche de quel projet dois-je terminer en premier, comment planifier mes employés qui sont nécessaires pour différents projets, comment éviter la surcharge des employés, comment puis-je rester dans les budgets fixés , comment puis-je respecter mes délais.
Ces questions sont difficiles à résoudre si vous n’agissez pas de manière corroborée. De plus, si vous réussissez à relever ces défis, des choses imprévisibles peuvent encore se produire comme un changement économique mondial.
Un sondage mené à Wellingtone (2019) en gestion de projet a révélé que 34,5 % des répondants se plaignent que les projets sont à peine prêts à temps, que 40 % des répondants n’ont jamais terminé dans les limites du budget et que 37 % des répondants déclarent que les revenus prévus ne sont jamais reçus. La recherche PMI montre également que les entreprises perdent 122 millions de dollars pour chaque milliard de dollars investis en l’absence d’une bonne gestion de projet. Cependant, tout n’est pas sombre. Nous vous donnons quelques conseils pour rendre la gestion multi-projets plus facile et plus efficace.

Choisir une méthodologie
La première chose que vous devez faire lorsque vous démarrez la gestion multi-projet est de choisir une méthodologie. La méthodologie consiste d’ un ensemble de méthodes et de règles à utiliser pour un certain type  d’activité. Les méthodologies les plus populaires sont: Agile, Scrum, Kanban, Critical Chain, Critical Path, Waterfall, Six Sigma et Hybrid. Considérez quelle méthode convient le mieux à votre organisation en utilisant les descriptions spécifiques. En combinant certaines méthodologies, une approche plus efficace peut souvent être réalisée. Par exemple, lorsque vous utilisez Agile, vous pouvez facilement appliquer les principes Scrum ou Kanban.Les recherches de Wellingtone ont également révélé que 53 % des personnes interrogées croient que les gestionnaires de projet sont mal formés, de sorte que toute l’équipe ne fonctionne pas bien. Par conséquent, les gestionnaires de projet doivent se recycler régulièrement. Par conséquent, considérez les cours en ligne ou les livres (numériques). En outre, il existe les groupes de médias sociaux où vous pouvez participer à des discussions et vous familiariser avec les nouvelles tendances.

Outils de gestion multi-projets
Après avoir choisi une méthodologie, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion multi-projet spécialement développé pour simplifier votre travail et atteindre vos objectifs plus rapidement. Gérer plusieurs projets sans utiliser de logiciel, c’est comme essayer de manger de la soupe sans cuillère et assiette. Nous ne disons pas que c’est impossible, mais c’est extrêmement difficile parce que notre cerveau humain est incapable de traiter autant de données.
Travailler dans un environnement multi-projets n’est pas aussi compliqué qu’il n’y paraît : choisissez un « assistant » fiable pour faciliter votre travail et augmenter votre productivité.Dans une organisation multi-projets, de nombreuses personnes travaillent sur différentes tâches au sein d’un certain nombre de projets. En tant que gestionnaire multi-projet, vous devez communiquer avec les membres de votre équipe et contrôler leurs actions pour surveiller le flux de travail et assurer des progrès. En utilisant un logiciel approprié, vous pouvez facilement voir non seulement les progrès de votre équipe en temps réel, mais aussi les tâches actuelles, les jalons et les priorités les plus importantes. Ces outils vous permettent de faire la même quantité de travail dans une période plus courte avec moins de stress. Les décisions ne sont plus des tâches intuitivement et les effets de ces décisions peuvent être étroitement surveillés et, si nécessaire, la stratégie peut être modifiée. En outre, l’utilisation de logiciels vous permet de faire du travail créatif vous-même qui ne peut pas être effectué par un ordinateur.

Epicflow est un logiciel cloud qui vous aide à planifier et suivre efficacement les projets et les employés, à suivre votre flux de travail en temps réel et à accomplir les tâches en fonction des bonnes priorités