Hoe neem je sneller projectbeslissingen met Epicflow?

Hoewel de eerste versie van MS Project in 1984 al werd uitgebracht, gebruikt slechts 22% van de bedrijven projectmanagement-software (onderzoek van Wellingtone, 2018). Voor 55% van de organisaties zijn real-time KPI’s niet beschikbaar en dit heeft een negatief effect op het nemen van projectbeslissingen. Belangrijk om te melden is dat 50% van de werknemers enkele werkdagen per maand besteedt aan het maken van rapporten waarin de nodige informatie wordt verzameld. Waarom beseft 78% van de bedrijven niet dat zonder geschikte software tools hun efficiëntie vermindert en hun prestaties vertragen?

Vanuit het verleden, over het heden, naar de toekomst
Elke beslissing die een projectmanager neemt, is het gevolg van een grondige analyse op basis van betrouwbare informatie en opgedane ervaring. Elke ervaring uit het verleden is een geheel van kennis, conclusies en gegevens over de resultaten van iemands eerdere acties. Om te slagen in huidige en toekomstige projecten, moet je naast je eigen ervaring ook gevolgen van eerdere beslissingen analyseren. Kennis van de huidige situatie is ook noodzakelijk : zonder volledige informatie en een duidelijk beeld van de taken en processen is het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen. Het is belangrijk om te weten dat elke actie die je neemt ook een directe invloed heeft op de toekomst. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij de resultaten in de toekomst voordat een beslissing genomen wordt.

Om goede projectbeslissingen te kunnen nemen is het noodzakelijk dat gegevens die hiervoor moeten geanalyseerd worden op één plaats beschikbaar zijn. Epicflow laat gebruikers toe om hun informatie zo te beheren dat projectbeslissingen efficiënter kunnen genomen worden. Het Epicflow algoritme verwerkt automatisch alle gegevens, analyseert de situatie uit het verleden en de output en stelt de beste manier voor om uw resources toe te wijzen en taken uit te voeren volgens de hoogste prioriteiten.

Hoe kan ik de oorzaken vinden van het falen van projecten?
Wanneer we bij één of meerdere projecten een probleem hebben met overladen resources of wanneer we duidelijk zien dat de deadline(s) niet kunnen gehaald worden, is dat vaak een gevolg van foutieve beslissingen in het verleden. Wanneer zich één of meerdere problemen voordoen, moeten we onze projectplanningen aanpassen en andere beslissingen nemen. Het is gewoon veel beter van deze problemen te vermijden en Epicflow helpt je hierbij.

 

 

De “Historical load” grafiek toont de werkbelading, capaciteit en output uit het verleden waarbij verschillende kleuren gebruikt worden om de status aan te geven: blauw staat symbool voor “op schema”, groen betekent “aandacht”, geel wil zeggen “urgent” en rood wordt gebruikt voor “te laat”. De twee assen “Datum” en “Voltijdsequivalent” bevatten gegevens uit het verleden voor alle geselecteerde groepen van resources. Drie sub-grafieken bevatten de volgende informatie :
(1) Capaciteit geeft de verwachte output weer op basis van beschikbaarheid en voorziene uren voor elke medewerker van het team
(2) Belasting geeft de werkbelading weer voor de gekozen teams op een bepaald moment
(3) Output toont het behaalde resultaat
In ideale omstandigheden zijn output en capaciteit gelijk. Eventuele verschillen geven aan dat het team over- of onderbeladen is met als gevolg een lagere output.

Welke taak moet eerst worden opgelost?
Bij het werken in een multi-projectomgeving is het stellen van prioriteiten één van de belangrijkste aandachtspunten van elke projectmanager. Handmatig stellen van prioriteiten kost heel veel tijd en is vaak onnauwkeurig. Het stellen van verkeerde prioriteiten heeft vaak verregaande gevolgen voor het uitvoeren en de afloop van één of meerdere projecten. Epicflow zorgt voor een accurate en automatische real-time weergave van de juiste prioriteiten.

 

 

Epicflow toont de huidige werkflow met alle onderling afhankelijke en parallelle processen in de module “Pipeline”. In een Gantt chart wordt meer gedetailleerde informatie weergegeven zoals real-time data met mijlpalen, werkbelading, sprints en releases. Weergave van prioriteiten is één van de belangrijkste functies van Epicflow en prioriteiten worden weergegeven met dezelfde kleuren als beschreven bij de “Historical Load”-grafiek.

Hoe kan ik zeker weten dat ik genoeg resources heb om een nieuw project te beginnen?
In multi-project organisaties kom je vaak in situaties terecht waarbij nog projecten worden toegevoegd aan de huidige projectportefeuille. Je bent dan niet meer zeker of je medewerkers zullen slagen om alle taken tijdig af te werken. Een goede planning van projecten en resources is in dit geval nog meer van belang.

De “Future Load” grafiek geeft weer of je medewerkers in de toekomst over- of onderbeladen zullen zijn op basis van de huidige gegevens in de pijplijn. Overbelading van medewerkers betekent immers een knelpunt voor een goede multi-project flow. Deze grafiek toont bij de weergave van de capaciteit de grootste output die je team in de toekomst voor een bepaalde periode kan behalen.
Door gebruik te maken van de “Wat als” analyse kan je zien of beslissingen die je wil nemen naar de toekomst toe redelijk zijn. Wanneer deze beslissingen niet realistisch zijn, zal het systeem andere beslissingen voorstellen en de gevolgen van eventuele wijzigingen in jouw planning weergeven.

 

 

 

Besluit
Kies voor een softwareoplossing in jouw (multi-)projectomgeving die je helpt bij het nemen van beslissingen op een realistische en vlotte manier.